التعاقد مع شركة نقل لجهة حكومية: نطاق العمل والأوراق وسلسلة العهدة

في الجهة الحكومية، لا يكفي أن تصل الشحنة. السؤال الذي يأتي بعد أشهر، في مراجعة أو تدقيق، هو: من استلمها؟ ومتى؟ وأين كانت بين لحظة خروجها ولحظة توقيع استلامها؟ إن لم يكن الجواب موثّقًا في ملف واحد، تتحول شحنة وصلت سليمة إلى ملاحظة في تقرير.

في هذا الدليل نشرح ما يختلف في نقل الجهات الحكومية، وما الذي يُكتب في نطاق العمل عند التعاقد مع شركة نقل، والأوراق التي يطلبها ملف المورّد، مع أمثلة من مشاريع نفّذناها لجهات حكومية.

ما الذي يختلف في نقل الجهات الحكومية؟

الشحنة الحكومية، سواء كانت مراسلات رسمية أو أدوية أو معدات أو مقتنيات نادرة، تحمل مسؤولية لا تحملها الشحنة التجارية العادية:

• العهدة: كل قطعة مسجّلة على موظف أو إدارة، وانتقالها من يد إلى يد يجب أن يكون موثّقًا.
• إثبات التسليم: لا يكفي «تم التسليم». المطلوب اسم من وقّع الاستلام، ووقته، ومكانه.
• الفوترة: حسب دورة الجهة وإداراتها، وبفواتير إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• الحساسية: بعض الأحمال سرية، وبعضها لا يُعوَّض إن فُقد أو تلف.

لهذا، اختيار شركة النقل للجهة الحكومية قرار يتعلق بالتوثيق بقدر ما يتعلق بالتوصيل.

اعتماد أم الشراء المباشر؟

أغلب تعاقدات النقل الحكومية تمر عبر منصة اعتماد، البوابة الرسمية للمنافسات والمشتريات الحكومية. وفي الحالات التي يسمح بها نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، يمكن للجهة أن تتعاقد بالشراء المباشر.

عملنا بالطريقتين. شحنّا أجهزة وأدوات للقوات البحرية الملكية السعودية بعد منافسة على اعتماد، ونقلنا مخطوطات أثرية لمجمع الملك عبدالعزيز للمكتبات الوقفية بالشراء المباشر. وفي الحالتين، كان أهم ما يسرّع العمل شيء واحد: احتياج مكتوب بوضوح.

7 بنود تكتبونها في نطاق العمل

1. وصف ما يُنقل: نوعه وكميته التقريبية، وهل يحتاج عناية خاصة، مثل التبريد أو السرية أو الحجم الكبير.
2. المسارات والتكرار: بين أي المواقع، وهل هي رحلة واحدة أو عمل أسبوعي أو يومي.
3. سجل العهدة لكل طلب: من حجزه، ومن نقله، وأين ذهب، ومن وقّع على استلامه، في سجل واحد قابل للتدقيق.
4. إثبات التسليم باسم المستلم المختص: لا باسم من صادف وجوده عند الباب.
5. التتبع والمراقبة: تتبع مباشر للموقع، وكاميرا على الحمولة للأحمال الحساسة، وسجل حرارة للرحلة كاملة إن كانت الشحنة مبرّدة.
6. مدة التنفيذ وآلية التبليغ: مدة صريحة لكل نوع شحنة، ومن يُبلَّغ إن حصل تأخير.
7. الفوترة والكشوفات: فواتير لكل إدارة حسب دورة الفوترة، وكشف يربط كل فاتورة بطلباتها.

هذه البنود تحمي الجهة عند التدقيق، وتسهّل المقارنة بين العروض، لأن كل مورّد يُقاس بالمعيار نفسه.

الأوراق التي يطلبها ملف المورّد

عادةً يطلب ملف التعاقد هذه المستندات من شركة النقل:

• السجل التجاري.
• شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
• شهادة الزكاة.
• شهادة التأمينات الاجتماعية.
• شهادة السعودة.
• عضوية الغرفة التجارية.
• العنوان الوطني.
• خطاب البنك (الآيبان).
• الملف التعريفي للشركة.

اطلبوا النسخ السارية منها قبل اعتماد العرض، لأن الملف لا يكتمل بشهادة منتهية.

من مشاريع نفّذناها لجهات حكومية

نقل مخطوطات أثرية لمجمع الملك عبدالعزيز للمكتبات الوقفية. نقلنا المخطوطات إلى المقر الجديد للمجمع وفق خطة اعتمدتها الجهات الأمنية، وصنعنا للمشروع 100 صندوق خشبي عالي السماكة نُقش عليه اسم الجهة. في المقتنيات النادرة، يبدأ النقل من التغليف المصمَّم لها، لا من الشاحنة.

شحن جوي للقوات البحرية الملكية السعودية. بعد منافسة على اعتماد، شحنّا أجهزة وأدوات جوًّا خلال 3 أيام عمل، من أصل 7 أيام متفق عليها.

نقل مكتبة كاملة. نقلنا مكتبة الدكتور الأنصاري من الرياض إلى المجمع: من فرز الكتب وتغليفها، إلى إعادة ترتيبها داخل المكتبة.

أدوية مبرّدة لفروع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. نقلنا أدوية ومستلزمات طبية بسيارات مبرّدة إلى فروع الوزارة في مختلف المناطق، مع تقرير حرارة لكل رحلة. ولمن ينقل أدوية، كتبنا دليلًا مفصّلًا عن نقل الأدوية المبرّدة.

كيف نعمل مع الجهات الحكومية في بريد إكس؟

1. أرسلوا احتياجكم: ما تنقلونه، وبين أي المواقع، وكم مرة.
2. استلموا عرض السعر: مسعَّرًا حسب مساراتكم وكمياتكم، وجاهزًا لطلب الشراء.
3. وقّعوا وافتحوا الحساب: الاتفاقية وبطاقة الأسعار، ثم حساب واحد بمساحة عمل لكل إدارة، وموافقة قبل خروج أي حجز.
4. شغّلوا وسدّدوا: كل طلب متابَع وموقَّع الاستلام، والفواتير والكشوفات حسب دورة الفوترة.

ولكل طلب سجل عهدة في البوابة، من أول ملصق إلى آخر توقيع.

تواصلوا مع فريقنا للجهات الحكومية

أسئلة شائعة

هل تشاركون في منافسات منصة اعتماد؟

نعم، لدينا ترسيات رسمية عبر منصة اعتماد لجهات من قطاعات مختلفة، ونتعاقد أيضًا بالشراء المباشر في الحالات التي يسمح بها النظام.

هل يمكن فتح حساب واحد لأكثر من إدارة؟

نعم، حساب واحد للجهة، بمساحة عمل لكل إدارة، وموافقة قبل خروج أي حجز، وفواتير لكل إدارة حسب دورة الفوترة.

كيف أثبت لاحقًا من استلم الشحنة؟

لكل طلب سجل في البوابة يوضح كل خطوة بوقتها، وإثبات تسليم باسم من وقّع الاستلام ومكانه، محفوظًا مع الطلب وفاتورته.

هل تنقلون المراسلات بين المقر الرئيسي والفروع؟

نعم، بطرد سريع يُسلَّم في اليوم التالي بين المقر الرئيسي والفروع في كل المملكة، مع إثبات تسليم لكل طرد.

هل تنقلون خارج المملكة؟

نعم، نشحن الطرود دوليًا جوًّا، والبضائع الثقيلة برًّا عبر دول الخليج وجوًّا وبحرًا.